La posta elettronica su PC può essere gestita in due differenti modi, tramite servizio di web mail o tramite un client di posta elettronica.
La web mail è la modalità di posta più semplice, immediata, gratuita e facilmente accessibile da qualsiasi PC connesso a internet.
- WEB MAIL
Si accede tramite browser al sito del proprio gestore di posta, sia esso uno di quelli più comuni (Gmail, Libero, Tiscali, Telecom, ecc.) oppure un sito apposito messo a disposizione dal gestore aziendale.
Basta inserire le credenziali, indirizzo di posta e password e si accede alla propria casella mail.
E’ importante scegliere una password “robusta” e non banale per evitare che altre persone possano accedere alla nostra casella di posta.
Alcuni gestori hanno implementato un sistema di autenticazione a due fattori, un metodo di riconoscimento che si basa sull’utilizzo congiunto di due sistemi per evitare accessi non autorizzati.
Per quanto sia sviluppato, il sito di una web mail, ha delle funzionalità ridotte rispetto a un client di posta elettronica:
- Non è possibile consultare la posta elettronica se non si è connessi in quel momento a internet.
- Le caselle hanno una capienza limitata, lo spazio a disposizione può risultare insufficiente costringendo l’utente ad eliminare parte della posta o scaricarla su un PC.
- Qualora si utilizzi un PC di terze persone, si consiglia di utilizzare la funzionalità di navigazione anonima del browser e di non salvare la password digitata
- CLIENT DI POSTA ELETTRONICA
Il Client di posta è’ un software installato nel PC o in altri apparecchi elettronici come lo smartphone o il tablet che permette di collegarsi al server di posta e scaricarla in locale.
I principali vantaggi offerti da questi software sono:
- Possibilità di consultare la posta anche quando non si è collegati a internet
- Maggiori funzionalità per organizzare, ricercare e classificare la posta elettronica
- Integrazione con altri strumenti e con altri software
- Si può liberare spazio della propria casella di posta sul server salvandola nella memoria locale
Per poterlo utilizzare è necessaria una configurazione iniziale come la conoscenza di alcuni parametri.
Se si utilizza un client è importante decidere la modalità con cui viene scaricata la posta elettronica sul PC. Esistono due modalità chiamate POP e IMAP.
- POP
La posta in arrivo viene scaricata dal server e memorizzata nella memoria del PC.
Tramite alcuni parametri, è possibile dire al software se la posta scaricata deve restare sul server o eliminata da esso.
Se resta sul server il vantaggio è che resterà consultabile tramite webmail e potrà anche essere scaricata su altri PC, ma occuperà spazio, fino a correre il rischio di esaurirlo.
Se invece si elimina, lo spazio su server viene immediatamente liberato, la posta scaricata non sarà più accessibile da webmail, ma esisterà solo una copia nella memoria locale del PC.
In caso di guasto del disco o di cancellazione involontaria o da virus o altro, la posta andrà definitivamente persa se non si è fatto preventivamente un backup.
Questo vale solo per la posta in arrivo. Tutte le altre cartelle e cioè posta inviata, cestino, bozze, ecc. non sono sincronizzate. Questo significa che ciò che si fa sul PC resta su PC.
Se si invia una mail da PC tramite un software client, quella mail sarà presente solo nella cartella posta inviata del pc e non sarà visibile da webmail.
- IMAP
Con questa modalità l’intera casella di posta elettronica sarà sincronizzata sul PC.
Tutte le azioni che si fanno da un PC o da webmail saranno visibili ovunque e questo vale per tutte le cartelle.
Il principale vantaggio è che se si lavora con più dispositivi o si lavora in parte con PC e in parte da webmail o da smartphone, l’utente avrà sempre a disposizione tutta la posta elettronica.
Cancellando una email da PC sparirà automaticamente anche dal server, da webmail, e da altri dispositivi utilizzati dall’utente. Stessa cosa se sposto una mail da una cartella all’altra.
Una importante differenza rispetto alla webmail è che anche in caso di connessione mancante, è possibile consultare la posta elettronica come da ultima sincronizzazione avvenuta.